DATEV-Cloud & Mandantenbestand
Warum historisch gewachsene Kanzleidaten zum größten Migrationsrisiko werden – und wie man es kontrolliert löst
In Steuerkanzleien wächst der Mandantenbestand oft über Jahrzehnte. Neue Mandate kommen hinzu, Kanzleien fusionieren, Rechtsformen ändern sich, Mandanten werden mehrfach angelegt. Solange der Betrieb lokal läuft, bleibt das meist beherrschbar – wenn auch mühsam.
Mit der anstehenden Umstellung auf DATEV-Cloud-Anwendungen ändert sich das grundlegend. Denn was früher „irgendwie funktioniert hat", muss künftig eindeutig, konsistent und maschinenlesbar sein.
Der Mandantenbestand wird damit vom Hintergrundthema zum entscheidenden Erfolgsfaktor der Migration.
Warum Mandantenkonsolidierung jetzt ein strategisches Thema ist
1. Historisch gewachsene Daten sind kein Ausnahmefall – sondern der Regelfall
In der Praxis sehen wir in größeren Kanzleien regelmäßig:
- denselben Mandanten mehrfach angelegt
- unterschiedliche Mandantennummern für verschiedene Rechtsformen
- parallele Stammdaten aus früheren Kanzleistrukturen
- uneinheitliche Schreibweisen, Adressen und Zuordnungen
Fachlich ist vieles davon nachvollziehbar. Technisch führt es jedoch dazu, dass DATEV dieselben Personen oder Unternehmen mehrfach „sieht".
Solange Daten lokal gepflegt werden, kann man damit umgehen.
In der Cloud jedoch entstehen daraus:
- • fehlerhafte Übernahmen
- • doppelte oder widersprüchliche Stammdaten
- • hoher manueller Nachbearbeitungsaufwand
- • Risiken bei Auswertungen, Schnittstellen und Folgeprozessen
2. DATEV migriert Daten – aber keine Kanzleilogik
DATEV stellt für die Cloud-Umstellung Werkzeuge und Migrationspfade bereit. Was DATEV nicht leisten kann:
- fachliche Zusammenführung historischer Mandanten
- Bewertung von Dubletten oder ähnlichen Mandaten
- Entscheidung, welche Mandantennummer „führend" ist
- Auflösung von Altstrukturen aus Fusionen
Diese Entscheidungen liegen immer bei der Kanzlei.
Ohne Vorbereitung bedeutet das in der Praxis: Partner und Fachkräfte prüfen monatelang Mandanten manuell – parallel zum Tagesgeschäft.
Der typische Denkfehler: „Das räumen wir später auf"
Viele Kanzleien schieben das Thema vor sich her, weil:
- der laufende Betrieb Vorrang hat
- niemand genau weiß, wie groß das Problem ist
- man keine riskanten Eingriffe in DATEV möchte
Das Problem dabei:
Nach der Migration wird Aufräumen nicht einfacher – sondern deutlich teurer.
Dann sind Daten bereits in der Cloud, Prozesse darauf aufgebaut und Korrekturen mit höherem Abstimmungsaufwand verbunden.
Der richtige Ansatz: strukturierte Vorarbeit statt manueller Dauerbaustelle
Ein bewährter Weg ist, die Mandantenstruktur vor der DATEV-Cloud-Migration gezielt zu bereinigen – ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Der Grundgedanke dabei ist einfach:
Die Maschine erledigt die Fleißarbeit – die Kanzlei trifft die fachlichen Entscheidungen.
Der technische Prozess – verständlich erklärt
1. Sichtung der Mandantenstammdaten
Zunächst werden relevante Mandanten-Stammdaten exportiert (z. B. Name, Adresse, Steuernummer). Es erfolgt kein Zugriff auf laufende Buchhaltungen und kein Eingriff in DATEV-Produktivsysteme.
Ziel:
Alle Mandanten liegen in einer vergleichbaren, neutralen Struktur vor.
2. Automatische Erkennung möglicher Doppelungen
Auf dieser Basis werden Mandanten identifiziert, die:
- • identische oder sehr ähnliche Stammdaten haben
- • dieselbe Steuernummer oder USt-ID nutzen
- • trotz unterschiedlicher Schreibweise wahrscheinlich zusammengehören
Dabei geht es nicht um Entscheidungen, sondern um Auffälligkeiten.
3. Begründete Vorbewertung
Jeder erkannte Fall wird bewertet, z. B.:
„sehr wahrscheinlich derselbe Mandant"
„möglich – bitte prüfen"
„eher nicht derselbe Mandant"
Wichtig:
Jede Einschätzung ist nachvollziehbar begründet (z. B. gleiche Nummern, gleiche Adresse, hohe Ähnlichkeit).
4. Gruppierung zusammengehöriger Mandanten
Häufig betrifft es nicht nur zwei Datensätze, sondern ganze Gruppen:
- • mehrere Mandantennummern
- • mehrere Rechtsformen
- • verschiedene Zeiträume
Diese werden als zusammengehörige Mandantengruppen dargestellt.
5. Fachliche Entscheidung durch die Kanzlei
Die Kanzlei erhält eine übersichtliche Prüfliste (z. B. Excel):
- • Welche Mandanten sollen zusammengeführt werden?
- • Welche nicht?
- • Wo besteht Klärungsbedarf?
Die fachliche Entscheidung bleibt vollständig bei der Kanzlei.
6. Technische Umsetzung der freigegebenen Struktur
Erst nach Freigabe wird die Zielstruktur technisch umgesetzt:
ein Mandant = eine logische Einheit
klare Historie
saubere Zuordnung
Alles dokumentiert und nachvollziehbar.
7. Vorbereitung für die DATEV-Cloud
Der bereinigte Mandantenbestand wird so vorbereitet, dass DATEV ihn sauber und ohne unnötige Nacharbeit in die Cloud übernehmen kann.
Messbarer Nutzen für Kanzleien
| Aspekt | Ohne Vorbereitung | Mit strukturierter Vorarbeit |
|---|---|---|
| Manuelle Prüfzeit | sehr hoch | stark reduziert |
| Fehler- & Dublettenrisiko | hoch | deutlich geringer |
| Belastung der Fachkräfte | dauerhaft | punktuell |
| Migrationssicherheit | unklar | kontrolliert |
| Dokumentation | lückenhaft | nachvollziehbar |
Warum dieser Ansatz funktioniert
kein Eingriff in den laufenden Betrieb
keine automatische Zusammenführung
volle fachliche Kontrolle bei der Kanzlei
schrittweises, risikoarmes Vorgehen
ideal für historisch gewachsene Strukturen
Ausblick: Datenqualität wird zur Voraussetzung für Automatisierung
Mit der DATEV-Cloud endet das Thema nicht – es beginnt erst:
Automatisierte Prozesse
Workflows und Prozessautomatisierung funktionieren nur mit sauberen Daten
Schnittstellen zu Mandanten-Systemen
Nahtlose Integration erfordert eindeutige Mandantenzuordnungen
KI-gestützte Auswertungen
Machine Learning benötigt qualitativ hochwertige Stammdaten
All das funktioniert nur mit sauberen, eindeutigen Stammdaten.
Wer jetzt strukturiert vorbereitet, spart sich später jahrelange Nacharbeit.
Fazit
Die DATEV-Cloud-Migration ist kein reines IT-Projekt. Sie ist ein Struktur- und Datenprojekt, das über Jahre wirkt.
Mandantenkonsolidierung ist dabei kein „Nice-to-have", sondern die Grundlage für einen stabilen, zukunftsfähigen Kanzleibetrieb.
Wer jetzt handelt, schafft die Basis für digitale Exzellenz in der Kanzlei der Zukunft.